การประชุมที่มีประสิทธิภาพเริ่มต้นที่การเตรียมตัวที่ดี การตั้งคำถามที่เหมาะสมก่อนเริ่มประชุมจะช่วยให้คุณและทีมเข้าใจเป้าหมาย ลดความสับสน และใช้เวลาในห้องประชุมได้อย่างคุ้มค่า ลองใช้ 3 คำถามสำคัญนี้เพื่อยกระดับการประชุมของคุณ

• "เป้าหมายของการประชุมนี้คืออะไร?" คำถามนี้ช่วยให้ทุกคนในห้องเข้าใจตรงกันว่าการประชุมนี้มีขึ้นเพื่ออะไร ต้องการผลลัพธ์แบบไหน เช่น เพื่อตัดสินใจเรื่องใดเรื่องหนึ่ง เพื่อระดมสมองหาไอเดีย หรือเพื่ออัปเดตความคืบหน้า การมีเป้าหมายที่ชัดเจนจะช่วยให้การสนทนาไม่หลงประเด็น
• "ใครคือผู้ที่ต้องเข้าร่วมการประชุมนี้ และแต่ละคนมีบทบาทอย่างไร?" การเชิญคนที่เกี่ยวข้องเท่านั้นจะช่วยให้การประชุมกระชับและมีประสิทธิภาพมากขึ้น และเมื่อทุกคนทราบบทบาทของตนเอง ไม่ว่าจะเป็นผู้นำเสนอ ผู้ออกความเห็น หรือผู้ที่ต้องตัดสินใจ ก็จะช่วยให้การประชุมดำเนินไปอย่างราบรื่นและได้ข้อสรุป
• "เราจะใช้เวลาเท่าไหร่ในการประชุม และมีวาระอะไรบ้าง?" การกำหนดเวลาและวาระการประชุมที่ชัดเจนจะช่วยให้ทุกคนเตรียมตัวและบริหารเวลาได้อย่างเหมาะสม ทำให้การประชุมเป็นไปตามแผน ไม่ยืดเยื้อ และสามารถครอบคลุมทุกหัวข้อที่จำเป็น

การตอบคำถามเหล่านี้ก่อนเริ่มประชุมจะช่วยให้คุณวางแผนการประชุมได้อย่างรอบคอบ และนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด